楽してウェビナーを運営する方法

投稿日 2022年2月4日
著者髙橋美由紀
カテゴリー Marketo

こんにちは。先日、海外在住の友人から「今はいつでもSNSで繋がっているし、ビデオ通話ですぐに遠い家族や友達と話もできるから不便はないよ！」という話を聞きました。本当に便利な世の中だ！と思いつつ…でも、やっぱり“リアル”がいいなと思う高橋です。

デジタルが主流な時代背景の中、すっかり身近になった「ウェビナー」。イベント開催や講演会など、実際の会場で行われるよりもウェブ上での開催が多くなりました（ちょっと寂しいですね……）。

さて、いざウェビナー開催となるとプレゼンターの手配や、原稿、資料と準備は山ほどありますが……マーケティングではその一連を運営し重要なデータを取るための仕組みを作る必要があります。

実は、それがなかなか大変で……Marketoを活用して集客から開催後のフォローまでスムーズに運営できたら最高なのに！

あるいは

Marketoを使ってプログラムは組んでるけど、毎回の設定が複雑ですっごい時間がかかってしまう！

なんて思ってはいませんか？　ルシダスでもMarketoを活用してウェビナーの運営をしていて非常に便利なのでお勧めではあるものの、使い方がイマイチだと有り難みがわかりにくいのも事実。

今回は、そんな願いを叶えるための準備のコツをお届けいたします！

開催準備を楽にするために

ウェビナー開催のために配信されるメールの種類というのは、大体決まっています。登録者や参加者を管理し、そのメールが適切なタイミングで順に自動送信されるようプログラムを用意しましょう。
そして、そのプログラムをテンプレート化してしまいましょう！

しっかり構築されたプログラムを作成するのは、手間と時間がかかるかもしれません。ですが、一度作りこんでしまえば、それ以降のプログラム作成はとても楽になります。ウェビナー開催の度にテンプレートを複製して活用することで、時間も労力も節約できること間違いなしです。

必要となるメールアセット

ウェビナー用プログラムのアセットとしては、登録フォームやその登録を行うランディングページなども必要となりますが、それらはMarketoでの作成には限らず、使用するツールが違うこともありますので、今回はそれ以外のメールの準備についてご紹介します。

参加登録後に自動的に送信されるメールは、登録完了メール、リマインドメール２通、開催後のメール２通、アラートメール……少なく見積もっても６つのメールアセットをオペレーショナルメールとして用意する必要があります。さらに必要な回数の招待メールが追加されます。

招待メール：ウェビナー開催をお知らせ

集客を考えると約１ヶ月前には最初の招待メール送信
その後、状況に応じて配信
例）開催２週間前、１週間前、１日前

※以下のメールはすべてオペレーショナルメールで作成しましょう。

登録完了メール：登録完了をお知らせ

ウェビナーの申し込みがされると配信
登録完了の通知のほか、ウェビナーへの参加方法なども含まれている

リマインドメール：開催日時を再度お知らせ

参加登録している開催日時をリマインドし、出席を促進
例）開催日１週間前、１日前、当日

開催後のThank youメール：参加者、不参加者それぞれへ

参加者には出席いただいたお礼メールを、不参加の方には次回は是非どうぞのメールを出し分けることも可能
また、その他のウェビナーやオンデマンドの告知も含む

アラートメール：営業へ登録/参加の顧客を連絡する　（社内）

「ウェビナー参加申込み」など、アクションがあった顧客について営業へアラートメールでお知らせ

事前に準備したこれらのメールが、適切なタイミングで自動的に配信されるようにプログラムでのスマートキャンペーンで設定しましょう。

トークンを活用

開催ウェビナーの詳細は、LPやメールアセットなどそれぞれの文言の中で頻繁に使われます。そこで、よく使用される内容についてはMarketoのトークンを活用しましょう。システムトークンには存在しない必要な情報は、「マイトークン」で作成しておけば、プログラム複製後にトークン編集をするだけでほぼメールアセットの内容ができあがるので、あとは仕上がりをチェックするだけ！

◆My Tokenの例

ウェビナータイトル	{{my.Webinar_Title}}	〇〇〇についてのウェビナー
ウェビナー開催日	{{my.Webinar_Date}}	○月　○日　(木)
ウェビナー開催時刻	{{my.Webinar_Time}}	1:00 pm JST
ウェビナー概要	{{my.Webinar_Description}}