コミュニケーションにツールを活用しよう

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  • 著者 アバター 脇田大伍
  • カテゴリー ルシダス
コミュニケーションにツールを活用しよう

どうも脇田です。前職ではプロジェクトマネージャーの補佐として、現場安全管理や作業進捗管理が主な業務でしたが、現在はコンサルタントとして働いています。

前職では対面コミュニケーションが基本でしたが、ルシダスではオンラインでのコミュニケーションが中心で、入社当時はすごく驚いた記憶があります。（それが今では連絡ツールを使いこなすプロに！）

そんな中でも陥りがちな悩みがいくつかありますが、もしかするとあなたも該当するかも？

オンラインコミュニケーションはやりにくい？

実際、オンラインでのやりとりが「メール中心」といった企業も多いのですが、Yes／No程度の即答できるような内容ですぐに返信が欲しいときや、メールっていうほど大げさでもない情報伝達をしたいときなど、メールのみだとやりにくい部分もありますよね。

  • 返信が遅い、そもそもメールを見てくれているかもわからない
  • わざわざ電話をするまでのことではないけれど、返信がないため電話をかけたら、今やってるよ！　とキレ気味に返事をされたり……（実体験です）。

状況によって非効率な部分も出てくるでしょう。そんな場合、目的別にツールを使い分けることで業務の効率化に繋げられます！
例えば簡単なメッセージを送りたい場合は、メールではなくチャットを利用するなど。かと言って、チャットでは大事な話は時系列で流れてしまい不便だし、メールのような長文連絡にも不向きなので、適材適所が重要です。

ルシダスでは創業当初から在宅ワークを導入しており、そこから現在に至るまで、必要に応じてさまざまなコミュニケーションツールを活用してきました。本社がある旭川と支社のある東京のそれぞれのメンバーが、対面での会話の機会が少ない点だけではなく、プロジェクトを進行していく中で情報をスムーズに共有できるよう、ツールを使い分けることにより円滑にコミュニケーションをとっています。

では、オンラインコミュニケーションが得意なルシダスが、どのようにツールを使いこなしているのか、解説します！

ツールの使い分けについて

1.チャットツール

目的 ： スピーディーにコミュニケーションを行う際に活用
特徴 ： リアルタイムでやりとりできる。相手が読んだ（既読）かも確認できる。
長所 ： メールよりも即時性があり、挨拶文などを使わず要点をすぐに相談しやすい。電話と比べて相手を邪魔しない。
短所 ： 時系列とともに話が流れやすいため、長期的に参照しなければいけない話には不向き。
ツール ： Skype、Slackなど
ルシダスでは、業務開始時の朝の挨拶や情報周知、日常会話など、顔を突き合わせるオフィスなら口頭の会話が使われるような場面をメインに活用しています。

2.タスク管理ツール

目的 ： 社内外における業務進行管理などに活用
特徴 ： 各プロジェクトや業務ごとの進捗管理を行える。
長所 ： プロジェクトごと、タスクごと、担当者ごとに細かく管理でき、全体進捗の達成度などを確認しやすい。
短所 ： あくまでも進捗管理がメインになるため、経緯に関する情報共有や作業に関するディスカッションなどの会話には向かない。
ツール ： Backlog、Jootoなど
ルシダスでは、お客様のプロジェクト進捗管理はもちろん、社内案件もタスクを細かく分けて管理しています。

3.ビデオ会議ツール

目的 ： オンライン上で会話を行う際に活用
特徴 ： 顔を見ながらディスカッションや情報共有などができる。
長所 ： 顔を見ながらのコミュニケーションができるため、表情や顔色などノンバーバル（非言語）コミュニケーションが取りやすく、文字だけに比べると誤解や語弊が生じにくい。
短所 ： システムの特性上、どうしても順番に一人ずつ話さないといけないなど、固有の「お作法」などもある。
ツール ： Zoom、Teamsなど
ルシダスでは、オフィスに出勤していれば会議室で行われるようなミーティング、担当者同士の相談、さらに社内イベントなどでも活用しています。

4.ドキュメント共有管理ツール

目的 ： 各種資料やテンプレート、社内ナレッジ、総務書式などの一元管理と共有
特徴 ： 分散しがちな各種資料や、社内ルールなど、「ここを探せばきっとある」を作ることで、誰でも必要な情報を入手できるようにする。
長所 ： 他のツールでは扱えないような大容量のファイルを保管したり、共通のファイルを複数人でコラボレーションして編集したり、社内Wiki的にナレッジを全員でため込める。
短所 ： 情報もファイル数も無限大に増えるため、情報管理のヒエラルキーをしっかり作らないと干草の中から針を探すようなことになりかねない。
ツール ： Notion、Dropboxなど
ルシダスでは、データの共有や社内業務の取り扱い説明書的に活用しています。

このように、ルシダスでは大きく4つの目的でツールを使い分けており、オンラインでのコミュニケーションに役立てています。ちなみに利用するツールは扱う情報の機密度合いによっても違うのですが、そのあたりはまた別な機会に……きっと、弊社のIT担当がブログにしてくれるでしょう。（と、さらりとブログ執筆を振ってみるw）

終わりに

コミュニケーションツールだけでなく、マーケティングにおいても、この「目的」と「手段」が明確になっていることが重要です。Salesforceでここまで管理するんだっけ!?　Marketoにこのデータって本当に入れて良かったんだっけ……？　これって、マーケじゃなくてカスタマーサクセスじゃないの？　などなど、適材適所が重要ですが、わからなくなったらルシダスに相談するのも手ですよ！

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