不要になったメールアセット、どうしてる？

普段ルシダスでナーチャリングメールの作成・管理などを担当している高田です。

長くMarketoを運用していると、様々な理由からエンゲージメントプログラム（以下EGと呼称）での使用を停止するメールが出てきます。

配信を停止するためにまずはストリーム上で無効化すると思いますが、それでその後、どうしていますか？

使用を停止したメールアセット、どうしてる？

EG上でメールの使用を停止しなければならない理由はいくつかありますが、主なものとしては効果があまり出ていなかったり、リンク先の記事が公開停止になったり、そもそもコンテンツの整理の一環など色々な理由が考えられます。なんにせよ、まずはストリーム上に設置されたメールを配信されない状態にする必要がありますが、まさかいきなりストリーム上から削除！なんてことはしていないですよね？

よく考えて！削除に潜む落とし穴！

といった調子で単純にメールを削除した場合、どうなるのか？

ストリーム上も整理され、誤配信リスクもなくなるため、一見すると問題ないように思えます。

しかし、実はこの方法だと「エンゲージメントストリームの効果レポート」から過去の配信の実績が消えてしまうんです！

それによって、後々困った事態になる可能性が出てきます。

以下のような問題が生じることになるんです！

情報を残しておきたい場合、事前にエクスポートをしてデータを保存しておくなど、対処をしておく必要があります。でも、都度エクスポートするのは手間がかかってしまいますし、便利とは言えません。

と、そう思ったあなた！

「アーカイブ化」という対処方法があるんです！

レポートの値を保てる、ストリーム上での「アーカイブ化」とは？

アーカイブ化とは、削除とは違い過去の配信の実績を残したまま、ストリーム上から非表示にできる機能です。

やり方は簡単で、ストリーム上のメールの右側にある歯車アイコンから「アーカイブ」をクリックします。こうすることで、ストリーム上にはもう表示されなくなります。

このアーカイブ化したメールは、後で確認することも可能です。ストリーム上部の歯車のアイコンから「アーカイブ済みコンテンツを表示」をクリックすると再度ストリーム上で可視化されます。

この方法でレポートのデータを残したままストリームを整理できるため、後でレポーティングなどで困ることがなくなるのです！
ただし、アーカイブ化にも理解しておくべき注意点があります。

メリットだけじゃない！　把握しておきたいデメリット

それでは、アーカイブ化の注意点をご説明させていただきます。

誤ってストリーム上で再度有効化される可能性

普段はストリーム上で非表示になっていますが、アセット自体はまだストリーム上に残っています。誤操作やチーム内の情報の共有不足により、誤って有効化されてしまう可能性があります。その場合、既に使用を停止しているメールが配信されてしまうことにつながりますので、注意が必要です。

誤って他のストリームに設置されてしまう可能性

ストリーム上で無効化した上でアーカイブ化した場合でも、メールアセットそのものは承認状態のままであるため、改めて他のストリームに設置し直せばいつでも配信が再開される状態にあります。
ただし、この点においてはストリーム上からメールを削除するという対処をした場合でも同様になります。
この仕様は、しっかり認識しておく必要があります。

Marketoを長期運用していくにあたって、途中で使用しなくなったメールアセットの管理は必ず直面する課題です。
いざとなったときに対処を誤って困ることがないように、それぞれのメリット・デメリットを把握し、何を優先すべきか基準を決めておくことをお勧めします。

とはいえその会社の施策やチームの状況によって優先事項も変わってくると思いますので、判断に迷うようならぜひルシダスへご相談ください！

執筆者プロフィール

高田宏美

ルシダスのアシスタント、髙田宏美です。記念すべき令和元年の12月から旭川本社へ勤務しています。出身は旭川。高校卒業と同時に札幌へ。Web系の専門学校を出たのち…［続きを読む］

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