スマートリストには「寿命」がある!?

どうも。Adobe Marketo Engage（以下、Marketo）大好き森脇です。（画面の前で頭を抱えてうなってることもありますが、本当にほんとなんですよ！w）

同じくMarketo大好きなあなたも、あまり得意ではないあなたも、Marketoを利用している以上、スマートリストって何かと使う機会がいっぱいですよね！
スマートキャンペーンや、レポートなどでも使うし、アセットそのものとしても存在するスマートリスト。
スマートリストに設定できるフィルターの種類もたくさんありますが「メール開封済み」や「フォーム入力完了」といった、「アクティビティ履歴」に分類されるフィルターを使用する場面は多いと思います。

でもちょっと待ってください！　そのフィルター、正しい使い方してますか？
実は「アクティビティ履歴」のような、Marketoのアクティビティログを基にするフィルター、つまりスマートリストには「寿命」があるんです！

今回は「スマートリストの寿命」の解説と、その対策を紹介いたします。

アクティビティログを基にするフィルターとは？

まず、スマートリストのフィルターのうち、アクティビティログを使用するのは大きく分けて「アクティビティ履歴」と「非アクティブフィルター」の2種類です。

「アクティビティ履歴」には、先述した「メール開封済み」や「フォーム入力完了」の他にも、スコアやエンゲージメントプログラムに関わるフィルターなど、リードのアクティビティログ（行動履歴）に基づくさまざまなものがあります。

「非アクティブフィルター」はその逆で、「メール未開封」や「フォーム未入力」などの、アクティビティログがないリード（いわば、「行動しなかった履歴」）を抽出するのに使用されます。

アクティビティのデータ保持期間

実はMarketoのアクティビティログにはデータ保持期間があります。
注意していただきたいのはこの部分。なんと保持期間が過ぎるとスマートリストでリードが抽出できなくなるのです！

どういうことか、具体的に説明していきます。
まず、各アクティビティログの保持期間はこちらのサイトから確認できます。
例えば「スコアの変更」というアクティビティログは保持期間が90日となっていますね。

試しに森脇のアクティビティログを確認してみましょう。
このとおり、執筆時点（2023/09/27）から90日以上前にもスコア変更のログは存在しています。（※）

しかし、以下のようにスマートリストの「アクティビティ履歴」フィルターを使い、90日以上前の条件で抽出しようとすると……

アクティビティログには残っているのに、スマートリストには出てこないという結果に!!

（※）現在見えている過去のログも、保持期限が過ぎると本来ならば削除されておかしくないものなので、必ず表示されるとは限りません。

これでは「過去全期間で特定のアクティビティログのあったリードを抽出したい」場合に、「本来より少ないリードしか抽出できない」という困った結果、ないしは抽出結果により間違った解釈をしかねないわけです。

回避するには？

そうは言っても、1つひとつのデータ保持期間を全て暗記するのもなかなか難しいですし、社内でMarketoを使ってる全ての人にそれを求めるとなるとさらに難しいですよね。

そこでルシダスで実践している回避策は、リードの管理をアクティビティログではなく、データ保持期限のない「プログラムステータス」のような「状態」で管理するという方法です。
プログラムステータスについてはこちら

例えば、ウェビナー登録用のプログラムでフォーム入力した人を抽出したい場合、まずはフォームを入力したら「ウェビナー > 登録済み」というプログラムステータスが付与されるように設定します。

そうすれば、

となり、「フォーム入力完了」のフィルターを使わず、プログラムステータスの制約をつけた「プログラムのメンバー」フィルターで対象リードを抽出できるようになるのです！

ちなみにこういう使い方をすると、入力したフォームの名前を間違えて指定してしまうようなミスも事前に防げるなど、他にも良い面がいろいろあります。（もちろん、そういうミスを起こさないために命名規則をしっかり守って運用するのも大事ですが！）

Marketoのことで困ったら…

今回ご紹介したスマートリストのこと以外にも、Marketoを活用していく上でのベストプラクティスや、長く運用しても属人化せず安定運用するための構築方法がさまざまあります。
ルシダスのブログでは、他にもたくさんのMarketo運用に役立つ注意点や便利な小技を紹介しておりますが、ルシダスのブログを見ても探していた答えが出ない場合はぜひお問い合わせください！

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