仕事を抱え込みすぎないために確認したい、作業の責任範囲

仕事を引き受ける際、責任範囲が曖昧なまま進めると、後になって「そこまで見てくれていると思っていました」「そこは対象外だと思っていました」といった認識違いが起きやすくなります。依頼する側と受ける側で認識が違うと、不要な手戻りが発生します。

特に忙しいときほど、依頼内容を深く確認せずに引き受けてしまいやすいものです。「この作業、お願いできますか？」と言われたとき、早く終わらせたい気持ちから、まず作業に入ってしまうことがあります。しかし、依頼内容の認識が揃っていないと、後から「ずれ」が起きます。

その結果、本来は抱えなくてもよい作業まで引き受けることになってしまいます。確認や修正対応が増え、判断まで自分で抱え込むことになると、本来進めるべき業務の時間も削られてしまいます。

これは、私が携わってきたシステム開発にも通じるところがあります。その経験を例に、不要な手戻りを減らすための線引きを考えてみます。

作業範囲が曖昧だと、後から確認や修正が膨らむ

システム開発では修正範囲や影響範囲、会議資料作成やLP作成では準備や確認範囲が問題になりやすいといえます。
扱う作業は違っても、「どこまで対応するのか」が曖昧なまま進めると、依頼する側と受ける側の想定がずれてしまう点は同じです。
その結果、後から追加確認や再修正が発生し、仕事を必要以上に抱え込んでしまうのです。

仕事を抱え込む原因は、判断まで抱えてしまうこと

判断する人が曖昧なまま作業を進めると、依頼する側と受ける側の前提がずれやすくなります。依頼する側は背景を知っているため、「当然ここまで含まれる」と考えがちです。一方で、受ける側は依頼された言葉から、業務範囲を推測して動かざるを得ないことがあります。
また、「伝えたつもり」「確認したつもり」のまま進むと、関係者の前提が揃わず、後から認識違いが表面化することも考えられます。

ここで重要なのが、作業する責任と判断する責任を分けて考えることです。

ここを整理しないと、作業者が判断まで抱え込むことになります。

依頼者や確認者が判断することになっている場面で、作業者が判断まで担うと、確認が遅れたり、後から「そういう意図ではなかった」と言われたりする可能性があります。
仕事を抱え込む原因は、作業量だけではありません。判断まで抱え込んでしまうことも、負担を大きくする要因になります。

仕事を早く終わらせたいときほど、最初に線引きする

システム開発では、作業前に修正対象や確認範囲を揃えることが重要です。どこまでを修正対象とするのか。どこまで影響確認を行うのか。判断が必要な場合は誰に確認するのか。ここが曖昧なままだと、作業後に追加確認や再修正が発生しやすくなります。

これは、会議資料作成やマーケティング施策でも同じです。細かい確認を省いた方が早く進むように見えても、責任範囲が曖昧なままだと、後から確認や修正が増え、結果的に時間を取られることがあります。
作業前には、「自分が対応する範囲はどこまでか」「対象外とする範囲はどこか」「判断が必要な場合は誰に確認するのか」「何をもって完了とするのか」を確認しておきます。

仕事を抱え込みすぎないためには、誰が判断し、誰が確認し、どこまでを自分が担うのかを最初に揃えることが大切です。
マーケティング施策の進め方や運用面でお困りの際は、ルシダスにお気軽にご相談ください。

執筆者プロフィール

藤井雄輝

北海道旭川市生まれ。Web制作会社とシステム開発会社を経験。リーマンショックの影響からか、就職が決まらず大学を卒業。ハローワークで担当していただいた方から…［続きを読む］

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